Algemene vergadering in mede-eigendom in België: organisatie en regels

Wat is de algemene vergadering?

De algemene vergadering (AV) is het hoogste beslissingsorgaan van de vereniging van mede-eigenaars (VME). Volgens Art. 577-6 B.W. moet de syndicus minstens eenmaal per jaar een gewone algemene vergadering bijeenroepen, tijdens de periode vastgelegd in het reglement van mede-eigendom. De AV beslist over het beheer van de gemeenschappelijke delen, keurt het budget goed, benoemt of ontslaat de syndicus en stemt over werken.

Naast de jaarlijkse gewone vergadering kan ook een buitengewone AV worden bijeengeroepen op verzoek van mede-eigenaars die samen minstens een vijfde (1/5) van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten (Art. 577-6 §2 B.W.).

Bijeenroeping: regels en termijnen

De oproeping tot de algemene vergadering moet minstens 15 kalenderdagen vóór de vergadering worden verstuurd per aangetekend schrijven, tenzij de individuele mede-eigenaar uitdrukkelijk heeft ingestemd met een ander communicatiemiddel (Art. 577-6 §3 B.W.). De oproeping vermeldt:

De plaats, datum en aanvangsuur van de vergadering.
De gedetailleerde agenda met alle te bespreken punten.
De documenten die nodig zijn om met kennis van zaken te stemmen (begroting, offertes, jaarrekeningen).

Elk agendapunt dat niet correct werd vermeld, kan niet rechtsgeldig worden beslist. Mede-eigenaars die een punt willen toevoegen, moeten dat minstens drie weken vóór de AV schriftelijk aan de syndicus melden.

Quorum en stemmeerderheid

De AV kan alleen geldig beraadslagen als aan het begin van de vergadering minstens de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is, die samen minstens de helft van de aandelen bezitten (Art. 577-6 §5 B.W.). Wordt het quorum niet bereikt, dan wordt een tweede vergadering bijeengeroepen — deze kan geldig beraadslagen ongeacht het aantal aanwezigen.

Het Belgisch Burgerlijk Wetboek voorziet vier stemmeerderhedenregimes:

Gewone meerderheid (>50% van de uitgebrachte stemmen): lopend onderhoud, aanstelling syndicus, goedkeuring jaarrekeningen.
Tweederdemeerderheid (≥2/3 van de stemmen): energetische renovatiewerken (Art. 577-7 §1, 1° B.W.), wijziging verdeling van lasten.
Viervijfdemeerderheid (≥4/5 van de stemmen): wijziging van de statuten, structurele werken, afbraak en heropbouw.
Eenparigheid (100%): wijziging van de verdeling van de aandelen, afstand van gemeenschappelijke delen.

Voorbeeld: Een gebouw telt 1.000 aandelen. Op de AV zijn eigenaars aanwezig die samen 600 aandelen vertegenwoordigen. Voor een gewone meerderheid zijn minstens 301 stemmen nodig. Voor een 2/3-meerderheid: minstens 400 stemmen van de 600 aanwezige.

Volmachten

Een mede-eigenaar die niet kan deelnemen, mag zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde. Eén gevolmachtigde mag maximaal drie volmachten ontvangen, tenzij het totaal van die volmachten niet meer dan 10% van de totale aandelen vertegenwoordigt (Art. 577-6 §7 B.W.). De syndicus mag niet als gevolmachtigde optreden.

Notulen en verspreiding

De notulen worden opgesteld door de secretaris, aangeduid bij aanvang van de vergadering, en ondertekend door de voorzitter, de secretaris en alle op dat moment nog aanwezige mede-eigenaars. De syndicus moet de notulen binnen 30 dagen na de vergadering bezorgen aan alle mede-eigenaars, inclusief zij die afwezig waren (Art. 577-6 §10 B.W.). Afwezige of tegenstemmende mede-eigenaars kunnen een beslissing aanvechten bij de vrederechter binnen vier maanden na kennisgeving (Art. 577-9 §2 B.W.).

Een goed georganiseerde AV is de hoeksteen van een transparant en wettelijk conform beheer van uw mede-eigendom. Het correct naleven van de procedureregels beschermt zowel de VME als elke individuele eigenaar.

Beheer uw mede-eigendom digitaal met Klarencia — EU-gehost, gebouwd voor Belgisch recht.