Convocation à l'AG de copropriété : délais, forme et contenu obligatoire (Belgique)
Le délai légal de convocation
La convocation à l'assemblée générale doit parvenir aux copropriétaires au moins 15 jours calendrier avant la date de la réunion. Ce délai n'est pas exprimé en jours ouvrables — les week-ends et jours fériés comptent. Source : Art. 577-6 §3 C.civ.
Le non-respect de ce délai constitue un vice de forme qui peut entraîner l'annulation de toutes les résolutions prises lors de l'AG. En pratique, le syndic prudent prévoit une marge de quelques jours supplémentaires pour tenir compte des aléas postaux.
Exemple concret : pour une AG fixée au samedi 15 juin 2026, la lettre recommandée doit être déposée au bureau de poste au plus tard le samedi 31 mai 2026. Si le 31 mai tombe un dimanche, il faut anticiper au vendredi 30 mai.
La forme obligatoire : lettre recommandée
La convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. C'est la seule forme qui offre une preuve juridique de l'envoi et de la date. Le coût de l'envoi recommandé est à charge de l'association des copropriétaires (ACP).
Depuis la réforme de 2010, la convocation électronique (e-mail) est autorisée, mais uniquement si chaque copropriétaire a donné son accord préalable par écrit. Un accord verbal ou implicite ne suffit pas. En pratique, obtenir l'accord écrit de tous les copropriétaires est souvent difficile, surtout dans les grands immeubles.
Le syndic qui utilise la convocation électronique sans disposer de l'accord écrit de tous s'expose à une annulation des résolutions par le juge de paix.
Le contenu de la convocation
La convocation doit contenir :
- La date, l'heure et le lieu de la réunion
- L'ordre du jour complet : chaque point doit être formulé de manière suffisamment précise pour que les copropriétaires puissent se former une opinion
- Les documents nécessaires : comptes annuels, budget prévisionnel, devis pour travaux proposés, projets de contrats
- Les projets de résolutions : bien que non obligatoire, la rédaction de projets de résolutions facilite le vote et réduit les discussions stériles
Il est recommandé d'y joindre le rapport du commissaire aux comptes si celui-ci a été désigné.
L'ordre du jour : règles de composition
L'ordre du jour est le document central de toute assemblée générale. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote valable.
Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour, à condition d'en informer le syndic au moins trois semaines avant l'AG. Le syndic ne peut pas refuser cette demande. Source : Art. 577-6 §4 C.civ.
Les points minimaux de l'AG ordinaire sont :
- Approbation du PV de l'AG précédente
- Approbation des comptes annuels et décharge du syndic
- Vote du budget prévisionnel
- Fixation de la contribution au fonds de réserve
- Désignation ou renouvellement du syndic
- Travaux éventuels
Un point « divers » inscrit à l'ordre du jour permet uniquement des discussions informatives — aucun vote engageant ne peut être pris sous ce point, sauf accord unanime de tous les copropriétaires présents.
La convocation extraordinaire
Une AG extraordinaire peut être convoquée dans deux cas :
- À l'initiative du syndic : lorsqu'une décision urgente ne peut attendre l'AG ordinaire (travaux urgents, sinistre, changement de prestataire)
- À la demande de copropriétaires représentant au moins 1/5 des quotités (tantièmes)
Dans le second cas, la demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée, avec mention précise des points à inscrire à l'ordre du jour. Le syndic dispose alors d'un délai raisonnable (en pratique, 30 jours maximum) pour convoquer l'AG.
Si le syndic ne donne pas suite, les copropriétaires demandeurs peuvent saisir le juge de paix pour obtenir l'autorisation de convoquer eux-mêmes l'assemblée. Source : Art. 577-6 §1 C.civ.
Les mêmes exigences de forme (lettre recommandée, délai de 15 jours, ordre du jour complet) s'appliquent à la convocation extraordinaire.
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